Bookkeeping

Ведення бухгалтерії в США: скільки коштує bookkeeping і що входить у тарифи

Швидка відповідь

Ведення бухгалтерії в QuickBooks в Illion Tax & accounting коштує від $200 на місяць. Тариф Silver за $200 розрахований на компанію з двома рахунками і до 100 транзакцій на місяць. Gold за $350 — це чотири рахунки, до 250 транзакцій, звірка payroll з W-3 і звірка з платіжними сервісами на кшталт Stripe і Square. Diamond за $500 — сім рахунків, до 400 транзакцій і повний набір звітів: за вендорами, за дебіторкою і квартальні звіти наростаючим підсумком.

Перевищення ліміту транзакцій коштує $1 за операцію, тож різких доплат не буває: ви бачите, скільки додалося, і можете перейти на наступний тариф, коли це стане вигіднішим.

Окрема позиція — чистка QuickBooks за $35 на годину. Вона потрібна, якщо облік вівся самостійно і накопичилися незвірені транзакції, дублі та нерознесені платежі. Без неї будь-яке подальше ведення спиратиметься на невірні залишки.

Що входить в послугу

Bookkeeping — це не «занесення чеків у програму», а підтримання обліку в стані, за якого з нього можна подати декларацію та ухвалити рішення. Ось що входить у тарифи.

• Щомісячна звірка рахунків: кожна операція в QuickBooks зіставляється з банківською випискою, залишки сходяться з реальними.
• Рознесення транзакцій за категоріями витрат і доходів, щоб звіт про прибутки та збитки відображав реальну структуру бізнесу.
• Облік банківських і кредитних рахунків: два на тарифі Silver, чотири на Gold, сім на Diamond.
• Звірка payroll із даними провайдера і формою W-3 — на тарифах Gold (до трьох провайдерів) і Diamond (до п’яти), додатковий провайдер $25.
• Звірка з платіжними сервісами (Stripe, Square та аналогами), де комісії й виплати надходять згорнутими сумами — на тарифах Gold і Diamond.
• Звіт за вендорами, A/R aging summary щодо дебіторської заборгованості та квартальні звіти наростаючим підсумком — на тарифі Diamond.
• Контроль ліміту транзакцій: понад ліміт $1 за операцію, що дає змогу не змінювати тариф через один активний місяць.
• Контроль розбіжностей між обліком і реальними залишками: ми показуємо, які операції не підтверджені документами, до закриття місяця.
• Чистка й відновлення обліку в QuickBooks за ставкою $35 на годину, коли попередній період вівся з помилками.

Тарифи й ціни

Тарифи відрізняються трьома параметрами: кількістю рахунків, лімітом транзакцій і глибиною звірок. Нижче повний прайс.

Позиція	Ціна	Періодичність
Тариф Silver	$200 на місяць	Щомісяця
Тариф Gold	$350 на місяць	Щомісяця
Тариф Diamond	$500 на місяць	Щомісяця
Транзакції понад ліміт	$1 за операцію	За фактом
Додатковий payroll-провайдер (Gold, Diamond)	$25	Щомісяця
Чистка QuickBooks	$35 на годину	Разово, за обсягом
Ліміт транзакцій Silver / Gold / Diamond	100 / 250 / 400	Щомісяця
Рахунки Silver / Gold / Diamond	2 / 4 / 7	Щомісяця

Що впливає на підсумкову вартість

• Кількість транзакцій. Головний драйвер ціни: інтернет-магазин із сотнями дрібних продажів коштує дорожче, ніж консалтинг із десятком рахунків на місяць.
• Кількість рахунків і карток. Кожен банківський і кредитний рахунок — це окрема звірка й окреме джерело розбіжностей.
• Наявність платіжних сервісів. Stripe, Square, PayPal і маркетплейси надходять згорнутими виплатами: комісії, повернення й затримки треба розкладати вручну.
• Payroll. Якщо зарплата ведеться, її потрібно звіряти з даними провайдера й формою W-3, інакше в декларації не зійдуться витрати на оплату праці.
• Стан обліку на старті. Якщо за минулі місяці нічого не звірялося, перед регулярним веденням знадобиться чистка по $35 на годину.
• Сезонність бізнесу. У сезонної торгівлі в пікові місяці операцій у кілька разів більше, ніж у міжсезоння, і тариф варто добирати за середнім значенням, а не за максимумом.
• Чи потрібні управлінські звіти. Звіт за вендорами й дебіторкою потрібен не кожному бізнесу, але в роботі з відстроченням платежу він окупається швидко.

Приклад розрахунку

Візьмімо інтернет-магазин: розрахунковий рахунок, одна корпоративна картка, Stripe, близько 180 транзакцій на місяць, є один працівник на payroll. Старт із занедбаного обліку за пів року.

Стаття витрат	Розрахунок	Сума
Чистка QuickBooks за минулі 6 місяців	$35 × 10 годин	$350
Тариф Gold (4 рахунки, 250 транзакцій, Stripe, payroll)	$350 × 12 місяців	$4200
Транзакції понад ліміт	У межах ліміту	$0
Разом за перший рік	—	$4550

З другого року лишається тільки абонентська плата — $4200. Якщо кількість транзакцій зросте до 300, за тарифу Gold додасться близько $50 на місяць понад ліміт, і в цей момент вигідніше перейти на Diamond за $500.

Якби той самий бізнес обрав Silver, формально економія склала б $150 на місяць. Але 180 транзакцій за ліміту 100 дають +$80 доплати, а звірка зі Stripe у Silver не входить узагалі — і це саме та частина, де найчастіше губляться комісії й повернення.

Для порівняння, консалтинг з одним рахунком і 40 операціями на місяць спокійно живе на Silver: $200 на місяць, $2400 на рік, і цього достатньо для коректної декларації.

Що буде, якщо робити самому або не робити взагалі

Найдорожча помилка в обліку — не помилка в цифрах, а їх відсутність. Коли у грудні з’ясовується, що за рік нічого не звірялося, бухгалтеру доводиться відновлювати облік у стислі строки, і це оплачується погодинно. Чистка за рік зазвичай обходиться дорожче за регулярне ведення, заради економії на якому все й затівалося.

Друга проблема — невірна податкова база. Якщо витрати рознесені неправильно або частина доходів врахована двічі (наприклад, продаж і виплата від Stripe), декларація покаже не той прибуток. Переплата означає віддані гроші, недоплата — донарахування, пеню і штраф за заниження податку.

Третій ризик — втрата вирахувань. Витрати, які не потрапили в облік і не підтверджені, до декларації не включаються. На дистанції це найнепомітніший витік: рік за роком бізнес платить податок із прибутку, який більший за фактичний.

Четвертий ризик стосується банків та інвесторів. Під час оформлення кредиту, лізингу або залучення партнера просять звіти за останні періоди. Якщо облік не вівся, підготувати їх швидко не вийде, а угода не чекає.

Окремо про звірку payroll. Якщо дані зарплати в обліку розходяться з W-3 і Form 941, невідповідність видно в декларації компанії. Це один із типових приводів для питань з боку IRS, і усувати його заднім числом складніше, ніж звіряти щомісяця.

Як влаштована робота

1. Проводимо аудит поточного стану: які рахунки підключені, де розбіжності, чи потрібна чистка і в якому обсязі.
2. Добираємо тариф за кількістю транзакцій і рахунків, фіксуємо, що входить, а що рахується окремо.
3. Підключаємо банківські фіди в QuickBooks, налаштовуємо план рахунків і правила категоризації під ваш вид діяльності.
4. За потреби виконуємо чистку: прибираємо дублі, рознесемо завислі операції, приводимо залишки до банківських.
5. Ведемо щомісячну звірку й надсилаємо звітність в узгоджені строки, відповідаючи на питання щодо операцій.
6. За підсумками кварталу й року передаємо дані в підготовку декларацій, щоб облік і звітність не розходилися.

Який варіант кому підходить

Тариф обирається не за розміром бізнесу, а за кількістю операцій і джерел даних. Орієнтири нижче.

Ситуація клієнта	Що беремо	Орієнтир за ціною
Послуги, 1–2 рахунки, до 100 операцій	Silver: звірка рахунків і категоризація	$200 на місяць
Торгівля або послуги зі Stripe і payroll	Gold: до 4 рахунків, 250 операцій, звірки	$350 на місяць
Роздріб, маркетплейси, кілька карток	Diamond: до 7 рахунків, 400 операцій, звіти	$500 на місяць
Занедбаний облік за минулі періоди	Чистка QuickBooks перед веденням	$35 на годину

Типові помилки клієнтів

1. Облік ведеться лише раз на рік, перед декларацією

Наслідок: Відновлення за весь рік погодинно, ризик помилок і прострочення подання.

Як уникнути: Звіряйте щомісяця: це дешевше й дає змогу бачити реальний прибуток протягом року.

2. Особисті витрати сплачуються з бізнес-рахунку

Наслідок: Викривлення прибутку, втрата частини вирахувань і ризик претензій щодо змішування коштів.

Як уникнути: Розділіть рахунки й проводьте особисті витрати як розподіли або відшкодування за авансовим звітом.

3. Виплати від платіжних сервісів заносяться однією сумою

Наслідок: Губляться комісії й повернення, виручка занижується або завищується.

Як уникнути: Підключіть звірку зі Stripe або Square: на тарифах Gold і Diamond вона входить у ціну.

4. Тариф обрано без урахування кількості транзакцій

Наслідок: Щомісячні доплати по $1 за операцію роблять дешевий план дорожчим за наступний.

Як уникнути: Рахуйте середню кількість операцій за три місяці й обирайте тариф із запасом.