Payroll

Payroll в США: сколько стоит ведение зарплаты и что в него входит

Быстрый ответ

Ведение зарплаты в Illion Tax & accounting начинается от $100. Старт складывается из разовых позиций: регистрация работодателя на федеральном уровне — $130, на уровне штата — $100 (если требуется), New Hire Report на каждого официально нанятого сотрудника — $50, расчёт зарплаты с федеральными и штатными налогами — $30 на человека.

Регулярное обслуживание стоит $300 в квартал плюс $100 в год за подачу форм W-2. В эту сумму входят ежемесячные федеральные платежи ($20 в месяц или $50 в квартал), подготовка федеральных отчётов ($75 в квартал), квартальные платежи налогов штата ($50) и подготовка квартального payroll-отчёта ($100).

Для владельца S-corp payroll — не опция, а условие сохранения налоговой экономии: IRS требует платить себе разумную зарплату. Клиенты, которые сдают у нас 1120, 1120S или 1065, получают личные декларации со скидкой 25%, если сама бизнес-декларация не идёт по другой скидке.

Что входит в услугу

Payroll — это не только перечисление денег сотруднику. Это цепочка из регистраций, удержаний, платежей и отчётов, где у каждого звена свой срок. Ниже перечислено всё, что мы берём на себя.

• Регистрация компании как работодателя в IRS: получение реквизитов для уплаты федеральных налогов с фонда оплаты труда — $130.
• Регистрация работодателя в налоговом ведомстве штата и в службе занятости для взносов по безработице — $100, если ваш штат этого требует.
• Подача New Hire Report по каждому новому сотруднику в реестр штата в установленный срок — $50 на человека.
• Расчёт зарплаты: валовая сумма, удержание федерального налога, Social Security и Medicare, налог штата, расчёт взносов работодателя — $30 на человека за расчёт.
• Перечисление удержанных федеральных налогов по графику IRS — $20 в месяц или $50 в квартал в зависимости от вашего депозитного графика.
• Подготовка и подача квартальной Form 941, а по итогам года Form 940 — $75 в квартал.
• Квартальные платежи и отчётность по налогам штата, включая удержания и взносы по безработице (SUTA) — $50 в квартал.
• Подготовка квартального payroll-отчёта для вашей отчётности и сверки с бухгалтерией — $100 в квартал.
• Годовая подготовка и подача W-2 на каждого сотрудника и W-3 в Social Security Administration — $100 в год.

Тарифы и цены

Прайс разделён на две части: разовые действия при старте и регулярное обслуживание. Такая структура удобна тем, что в первый месяц вы платите за настройку, а дальше стоимость становится предсказуемой.

Позиция	Цена	Периодичность
Регистрация работодателя (федеральный уровень)	$130	Однократно
Регистрация работодателя (уровень штата)	$100	Однократно, если применимо
New Hire Report на сотрудника	$50	При каждом найме
Расчёт зарплаты (федеральные и штатные налоги)	$30 на человека	За каждый расчёт
Федеральные налоговые платежи	$20/месяц или $50/квартал	Ежемесячно или ежеквартально
Подготовка федеральных отчётов (941, 940)	$75	Ежеквартально
Платежи налогов штата	$50	Ежеквартально
Подготовка квартального payroll-отчёта	$100	Ежеквартально
Подача W-2	$100	Ежегодно
Итого регулярное обслуживание	$300 в квартал + $100 в год	Постоянно

Что влияет на итоговую стоимость

• Количество сотрудников. Каждый человек добавляет $30 за расчёт и $50 за New Hire Report при найме.
• Частота выплат. Еженедельный payroll — это 52 расчёта в год на человека, ежемесячный — 12. На стоимости это сказывается напрямую.
• Штат регистрации. В одних штатах регистрация работодателя не нужна, в других требуется учёт в двух ведомствах сразу: по удержаниям и по безработице.
• Сотрудники в нескольких штатах. Удалённый работник из другого штата обычно создаёт обязанность регистрации и отчётности и там.
• Депозитный график IRS. Компании с большими суммами удержаний платят чаще, и это меняет периодичность платежей.
• Состояние предыдущего учёта. Если за прошлые кварталы отчёты не подавались, сначала нужно закрыть просрочку, и это считается отдельно.

Пример расчёта

Возьмём типичную ситуацию: S-corp с одним владельцем-сотрудником и одним наёмным работником, зарплата выплачивается раз в месяц, штат требует регистрации работодателя. Считаем первый год.

Статья расходов	Расчёт	Сумма
Регистрация работодателя (федеральная и штата)	$130 + $100	$230
New Hire Report на двух человек	$50 × 2	$100
Расчёт зарплаты за год	$30 × 2 человека × 12 месяцев	$720
Регулярное обслуживание	$300 × 4 квартала	$1200
Подача W-2	$100 в год	$100
Итого за первый год	—	$2350

Со второго года разовых позиций уже нет, и расходы снижаются примерно до $2020: расчёты зарплаты, квартальное обслуживание и W-2. Если платить зарплату раз в две недели, добавится ещё около $700 в год за расчёты.

Теперь зачем это нужно. Владелец S-corp с прибылью около $120 000, который платит себе разумную зарплату $60 000, экономит на налоге на самозанятость примерно $7700 в год по сравнению с LLC без S-статуса. Payroll стоимостью около $2000 в год — это цена, без которой экономия просто не работает: без зарплаты через payroll IRS не признаёт разделение на зарплату и распределения.

Если сотрудников больше, расчёт меняется пропорционально: каждый дополнительный человек при ежемесячной выплате добавляет $360 в год за расчёты плюс $50 на New Hire Report при оформлении.

Что будет, если делать самому или не делать вовсе

Payroll — одна из немногих областей, где IRS наказывает быстро и ощутимо. Удержанные с зарплаты сотрудника налоги считаются trust fund taxes: это деньги работника, которые компания держит и обязана перечислить. За их неуплату предусмотрена Trust Fund Recovery Penalty в размере 100% неуплаченной суммы, и взыскать её могут лично с владельца или с того, кто отвечал за платежи.

Остальные штрафы устроены ступенчато. За несвоевременное перечисление депозита штраф составляет 2% при опоздании до 5 дней, 5% при опоздании от 6 до 15 дней, 10% при более долгой просрочке и 15% после требования IRS. За неподачу Form 941 начисляется 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, максимум 25%. За несвоевременную подачу W-2 штраф назначается за каждую форму, и при массовой просрочке суммы складываются.

Отдельный риск у владельцев S-corp. Если прибыль распределяется, а зарплата не выплачивается, IRS переквалифицирует распределения в зарплату и доначисляет payroll-налоги со штрафами и пенями. При этом вычет на зарплату за прошлые годы получить уже не удастся в том же объёме, а выгода от S-статуса исчезает.

Самостоятельное ведение payroll через дешёвый онлайн-сервис выглядит экономией, пока всё идёт по шаблону. Проблемы начинаются, когда появляется сотрудник в другом штате, выплата бонуса, возмещение расходов, больничные или ошибка в классификации подрядчика и сотрудника. Исправление задним числом обходится дороже, чем ведение, потому что требует корректирующих форм 941-X и переподачи W-2.

Как устроена работа

1. Разбираем вашу ситуацию: форма бизнеса, штат, количество людей, планируемая частота выплат, нужна ли зарплата владельцу.
2. Регистрируем компанию как работодателя на федеральном уровне и в штате, получаем необходимые номера и доступы.
3. Оформляем сотрудников: собираем W-4, I-9 и данные для прямого депозита, подаём New Hire Report в установленный срок.
4. Запускаем первый расчёт: считаем удержания, взносы работодателя, готовим платёжные поручения и расчётные листы.
5. Ведём календарь платежей и отчётов: федеральные депозиты, Form 941 и 940, платежи и отчёты штата.
6. По итогам года готовим и подаём W-2 и W-3, сверяем суммы с бухгалтерией и с декларацией компании.

Какой вариант кому подходит

Payroll нужен не всем одинаково: кому-то достаточно одного расчёта в месяц для владельца, кому-то требуется полноценное ведение нескольких сотрудников. Ниже ориентиры.

Ситуация клиента	Что берём	Ориентир по цене
S-corp, только владелец, выплата раз в месяц	Регистрации, 12 расчётов в год, квартальная отчётность, W-2	≈ $1800–$2000 в первый год
S-corp или LLC, владелец и 1–2 сотрудника	То же плюс расчёты и New Hire Report на каждого	≈ $2300–$3000 в первый год
Компания с сотрудниками в двух штатах	Регистрации и отчётность в обоих штатах	Считается индивидуально
Просроченные кварталы и неподанные отчёты	Восстановление отчётности, корректирующие формы	Оценка после аудита ситуации

Типичные ошибки клиентов

1. Владелец S-corp выплачивает себе деньги распределениями без зарплаты

Последствие: IRS переквалифицирует выплаты в зарплату, доначисляет payroll-налоги, штрафы и пени.

Как избежать: Запустите payroll с первого прибыльного квартала и зафиксируйте рыночный уровень зарплаты для вашей роли.

2. Сотрудник оформлен как подрядчик, хотя работает как штатный

Последствие: Доначисление налогов за весь период, штрафы и возможные претензии со стороны штата.

Как избежать: Проверьте признаки контроля над работой до найма; при сомнениях оформляйте сотрудником.

3. Платежи и отчёты ведутся в разные сроки без календаря

Последствие: Пропуск депозита или Form 941 даёт штраф уже при первой просрочке.

Как избежать: Передайте календарь на сопровождение или настройте напоминания с запасом в несколько дней.

4. Удалённый сотрудник из другого штата оформлен как местный

Последствие: Обязанности по удержаниям и взносам в его штате остаются невыполненными.

Как избежать: Сообщайте о смене штата проживания сотрудника сразу: регистрация занимает время.